Como economizar dinheiro com a organização da sua empresa

Em empresas de todos os tamanhos, é possível encontrar uma pilha de documentos desorganizados e que podem já nem fazer mais sentido para o negócio. Quanto mais elas crescem, maior é a necessidade de dedicar um tempo para colocar tudo em dia.

A organização e economia no armazenamento ajuda a sua marca não apenas a reduzir os custos com gestão documental, como também promove maior facilidade na aquisição, tratamento e descarte de dados centrais para a tomada de decisão.

Com isso em mente, criamos este conteúdo exclusivo para que você entenda como economizar dinheiro ao organizar o seu armazenamento de maneira inteligente.

Continue a leitura com a gente para conferir!

Organização e economia no armazenamento

A gestão documental é o conjunto de ações que promove maior controle sobre os documentos da empresa. Trata-se de encontrar meios, metodologias e ferramentas para colocar em ordem todo esse conteúdo que pode ser fundamental para a tomada de decisões e também para proteger o negócio em questões legais.

Nada pode ser mais danoso para a gestão de uma empresa do que chegar todos os dias com uma pilha de documentos que podem nem fazer mais sentido para as estratégias que o negócio adota.

A gestão correta fará com que a empresa saiba exatamente onde se localiza cada dado necessário, assim como armazenar corretamente, visando à Lei Geral de Proteção de Dados, e descartar quando é preciso.

Utilize armários próprios para a função

Toda empresa precisa pagar boletos, administrar notas fiscais, armazenar contratos ou lidar com outros tipos de documentos como parte da rotina. Grande parte delas, principalmente as menores, utilizam apenas algumas gavetas para fazer essa separação, e esse pode ser um tiro no pé.

É preciso contar com um móvel exclusivo que tenha a função de armazenamento e organização desses papéis. Por exemplo, na primeira parte, todos os boletos podem ser ordenados com base na data de vencimento, logo abaixo aqueles que já foram pagos, e uma terceira para as notas recebidas.

Quanto maior for a sua necessidade de administrar essas informações, mais espaços dedicados serão necessários. Usando um móvel, você economiza espaço e sabe onde estão concentradas todas as informações.

Considere digitalizar parte dos seus documentos

Com a transformação digital fazendo parte da rotina das empresas, a possibilidade de digitalização de documentos pode ser um divisor de águas na sua gestão documental.

Afinal de contas, não são todos os documentos que precisam ser armazenados em cópias físicas. Principalmente os boletos e notas fiscais. No entanto, os contratos assinados ainda exigem a primeira via.

Ao digitalizar esses documentos, a sua empresa pode descartar as cópias que estão apenas tomando espaço no seu armazenamento, e criar tags que ajudam a localizar essas informações no computador.

Assim, tudo fica concentrado em uma única tela, facilitando a visualização pelo gestor. Paralelamente, o cliente e os fornecedores são atendidos mais rapidamente, justamente graças a esse aumento na produtividade.

Gerar organização e economia no armazenamento é um trabalho constante e que precisa ser acompanhado de perto.

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